ARCHIVISTE - COURSIER (H/F)

Descriptif du poste

Office notarial situé en centre ville, recherche un(e) ARCHIVISTE polyvalent(e)

L'archiviste-coursier est placé sous l'autorité du responsable administratif de l'office. Il/elle a pour mission principale
d'assurer les missions nécessaires au bon fonctionnement de l'office notarial (dépôt et retrait de documents, formalités administratives, remises d'actes) ainsi que la gestion, le classement, l'archivage et la conservation des dossiers et documents de l'étude en toute discrétion et confidentialité absolue.

Missions de coursier : (2 à 3 plis par semaine)
- Déposer et récupérer les documents auprès des administrations, confrères, services de publicité foncière, collectivités ...
- Assurer les courses urgentes liées à l'activité notariale
- Veiller à la confidentialité et à la sécurité des documents transportés

Missions d'archiviste : 85% du temps
- Classer les dossiers physiques selon les procédures internes de l'office
- Assurer l'archivage et la conservation des actes notariés
- Effectuer les recherches et sorties d'archives à la demande des notaires et collaborateurs, y compris aux archives décentralisées ½ journée par semaine
- Préparer les dossiers destinés à l'archivage externe ou à la destruction
- Participer à la numérisation et au renommage des documents
- Veiller au respect des règles de conservation et de confidentialité des archives.
- Port de charges quotidien

Entretien du bâtiment : Vous êtes le "couteau suisse de l'entreprise"
- Effectuer de menus travaux (montage de meubles.)
- Gérer le stockage des fournitures (de bureau, d'entretien)
- Sortir et rentrer les poubelles du bâtiment
- Missions ponctuelles de débarras et de tri.

Profil attendu :
Vous êtes polyvalent(e), réactif (ve), organisé(e) rigoureux (se), ponctuel(le).
Vous aimez rendre service et vous avez le sens des responsabilités.
Vous êtes titulaire du permis B.
Vous représentez l'office notarial. A ce titre, vous avez la posture professionnelle qui convient.
Vous connaissance les principes de classement et d'archivage
Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données
Notions du fonctionnement d'un office notarial appréciées.
Gestion documentaire.
Maîtrise des outils bureautiques courants.
Capacité à manipuler et classer un volume important de dossiers.
Respect des procédures et des délais.