Agent administratif (H/F)

Descriptif du poste

Assurer les réservations d'hébergement et de restauration des personnes/familles de son périmètre, conformément aux conventions, tout en assurant la transmission de données fiables au service facturation
Mission 1 : Assurer les réservations
A ce titre il doit : Assurer les réservations d'hébergement et restauration
- Répondre aux appels téléphoniques,
- Gérer la réservation auprès des hôtels ou résidences,
- Saisir les besoins en restauration dans le fichier dédié (sur le groupe Whatsapp restauration dans le logiciel Otello à terme)
- Communiquer les informations auprès des référents sociaux lors des réservations, ou au cours de la vie de la réservation

Mission 2 : Gestion quotidienne
A ce titre il doit : Assurer le suivi et la facturation des personnes hébergées dans les hôtels ou résidences dont il a la charge
- Assurer la fiabilité des données (hébergement/restauration/devis / bon de commande/changement dans la facturation liée à l'âge/ prolongation ou fin de séjour.) dans le logiciel Otello à terme pour le suivi et la facturation,
- Traiter les fiches de prolongation séjour des mineurs et des familles en relançant si nécessaire par mail et en précisant dans le fichier de présence,
- Traitement des fiches de prolongations de séjour hôtels à envoyer aux référents sociaux,
- Procéder à la prolongation séjour des familles ou mineurs auprès des hôteliers,
- Savoir facturer sous devis auprès des petits organismes les réservations des familles ou mineurs,
- Prévenir le prestataire restauration Le connu service de l'arrivée d'un nouveau mineur placé dans un hôtel sans restauration sur place, via le
- Réactivité et exhaustivité des informations saisies dans la fiche de présence familles/mineurs et dans le logiciel Otello à terme,
- Gestion de plusieurs dossiers en simultané ainsi que des appels téléphoniques,
- Relations avec les référents sociaux, les hôteliers et les personnes hébergées (connaître la limite de son intervention).