ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

Descriptif du poste

Rattaché(e) au Secrétariat général, l'Assistant(e) administratif(ve) contribue au bon fonctionnement administratif et logistique du siège social et apporte son soutien à la Direction générale et aux fonctions supports.

Véritable point d'interface entre le siège, les établissements et les différents interlocuteurs de l'Association, il/elle contribue à la circulation de l'information, au suivi de dossiers administratifs et à la fluidité du fonctionnement quotidien.

Il/Elle assure également l'accueil physique et téléphonique du siège et veille, à ce titre, à la qualité de l'accueil et à l'image de CAPSO auprès des salariés, partenaires, fournisseurs et visiteurs.

Polyvalent(e), organisé(e) et doté(e) d'un bon sens du service, vous intervenez notamment dans les domaines suivants :

1. Appui administratif au secrétariat général et aux fonctions supports

- Assurer un appui administratif dans le suivi de dossiers transversaux.

- Contribuer à l'organisation logistique des réunions, rencontres et événements internes.

- Préparer, mettre en forme et actualiser des courriers, tableaux de suivi, présentations et documents administratifs.

- Assurer la mise à jour et la diffusion de différents supports et documents.

- Assurer le suivi administratif des contrats d'assurance de l'Association et des formalités liées au parc automobile.

- Traiter les contraventions et assurer la gestion administrative des cartes affaires et cartes carburant.

- Être l'interlocuteur administratif des établissements dans le cadre de la politique achats de l'Association

- Centraliser les demandes relatives aux contrats d'énergie et assurer la mise à jour régulière du périmètre de suivi.

2. Accueil et relation avec les interlocuteurs

- Assurer l'accueil physique des visiteurs et les orienter vers les interlocuteurs ou services concernés.

- Assurer l'accueil téléphonique du siège : identifier les demandes, filtrer et orienter les appels.

- Apporter un premier niveau d'information aux salariés, partenaires, fournisseurs et autres interlocuteurs.

- Veiller à la qualité de l'accueil et contribuer à l'image positive de l'Association.

3. Gestion du courrier et circulation de l'information

- Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier entrant.

- Préparer, enregistrer, classer et affranchir le courrier sortant.

- Assurer la bonne circulation des informations et documents au sein du siège social.

- Veiller au classement et à l'archivage des documents administratifs.

- Participer aux opérations d'archivage du siège social.

4. Contribution au bon fonctionnement du siège social

- Veiller à la bonne tenue et au bon fonctionnement de l'espace accueil.

- Assurer le suivi et l'approvisionnement des fournitures administratives et des consommables.

- Gérer les réservations des salles de réunion du siège social.

- Assurer l'interface avec les différents prestataires intervenant au siège : ménage, entretien des équipements, machine à café, eau, tri des déchets, etc.

- Veiller au suivi des contrats avec les prestataires et organiser les actions de maintenance et d'entretien

- Assurer le suivi administratif des contrats de prestations et organiser les interventions de maintenance et d'entretien.

- Assurer le suivi administratif du parc automobile du siège : contrôles techniques, entretiens, réparations et suivi des sinistres.

Vous êtes titulaire d'une formation de niveau 4 minimum, de type Bac professionnel Gestion-Administration.