SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

Descriptif du poste

Le Foyer d'Action Éducative Le Relais, situé à Bischheim, est un établissement relevant du secteur de la protection de l'enfance.

Il accueille et accompagne des adolescentes âgées de 13 à 18 ans, confiées dans le cadre de mesures de protection, et dispose également d'un service d'accompagnement de mineures non accompagnées (MNA).

Dans le cadre de son organisation, l'établissement recrute un(e) Secrétaire de direction (H/F).

Vos missions

Placée sous l'autorité de la Directrice, en lien étroit avec la Cheffe de service et les équipes pluridisciplinaires, vous assurez le fonctionnement administratif de l'établissement et contribuez à la fluidité de son organisation.

1. Secrétariat de direction et gestion administrative

Assurer l'accueil téléphonique et physique ainsi que le traitement des courriers et courriels.

Organiser les rendez-vous, réunions et agendas de la direction.

Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, notes de service, comptes rendus et documents institutionnels.

Organiser le classement, l'archivage et la gestion documentaire.

Assurer le suivi des échéances administratives et réglementaires.

Participer à la préparation des réunions institutionnelles et des instances représentatives du personnel.

2. Gestion administrative des ressources humaines

Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel.

Suivre les absences, congés, arrêts de travail et autres éléments variables.

Préparer et transmettre les éléments nécessaires à l'établissement des paies.

Participer au suivi des recrutements, contrats, visites médicales et formations.

Tenir à jour les tableaux de bord RH et les échéanciers.

3. Suivi administratif et financier

Assurer le traitement, le contrôle et le suivi administratif des factures.

Participer au suivi des commandes, devis et relations avec les fournisseurs.

Contribuer à la préparation des éléments budgétaires et au suivi des dépenses.

Assurer la liaison avec les services comptables et les partenaires administratifs.

4. Appui au fonctionnement de l'établissement

Participer à la constitution et à la mise à jour des dossiers administratifs des jeunes accueillies.

Contribuer au suivi des tableaux de bord d'activité.

Faciliter la circulation des informations entre la direction, les professionnels et les partenaires.

Participer à la formalisation et à l'actualisation des procédures administratives.