Assistant administratif (H/F)

Descriptif du poste

Assistance administrative au sein de la cellule Conseils Admissions et Financements (CAF) pour le
service enseignement à distance de l'ESA sous la responsabilité de la responsable de la cellule
Conseils Admissions et Financements :

1. Informer, conseiller, orienter les prospects en enseignement à distance

- Accompagner les prospects dans leur projet professionnel et de formation : conseil à
l'orientation, information sur les contenus des formations, présenter et conseiller sur
les dispositifs de financement,
- Admettre en formation après vérification des conditions d'admission et conditions
pédagogiques.

2. Etudier des demandes de candidature

- Vérifier les conditions d'admission, analyser les candidatures et conduire les
entretiens individuels (évaluer l'adéquation entre le projet et le choix de la formation
ainsi que la capacité à s'engager dans un parcours en enseignement à distance.

3. Elaborer les contrats de formation professionnelle et inscrire les stagiaires :

- Accompagner les prospects et stagiaires dans leur démarche auprès des organismes
(CPF, France Travail, employeur, OPCO, Conseils Régionaux, etc.), réaliser les devis
dématérialisés, monter les dossiers de financement et les conventions de formation
avec les entreprises,
- Élaborer et envoyer des contrats via la plateforme de candidature de l'ESA,
- Traiter les contrats signés, procéder à l'inscription après vérification du dossier puis
l'archiver,
- Relancer les contrats non retournés et les dossiers incomplets.

4. Assurer la promotion et le suivi de l'activité de prospection

- Représenter le service de l'enseignement à distance et ses formations aux Journées
Portes Ouvertes de l'ESA,
- Réaliser des relances téléphoniques, mail.