Secrétaire général / Secrétaire générale d'administration central (H/F)

Descriptif du poste

Intitulé du poste : Secrétaire du secondaire
Statut : Salarié(e) OGEC (contratEPNL-IDC3218)
Temps de travail : 1565h/an
Rattachement hiérarchique : Chefs d'établissement
Périmètre : Secondaire

MISSIONS PRINCIPALES

Le ou la secrétaire du second degré assure l'accueil des visiteurs, des familles, des élèves et des interlocuteurs extérieurs. Il ou elle prend en charge les activités administratives liées à la scolarité des élèves, facilite la circulation des informations et contribue au bon fonctionnement quotidien de l'établissement.

ACTIVITÉS ATTENDUES

Accueil physique et téléphonique
- Accueillir les visiteurs, les élèves, les familles, les enseignants et les intervenants extérieurs ; répondre aux appels et orienter les interlocuteurs vers les personnes compétentes.
- Identifier les demandes, apporter une réponse adaptée ou transmettre les informations nécessaires.
- Gérer l'ouverture des portails et l'utilisation des caméras dans le cadre des procédures de l'établissement.

Gestion du courrier, des courriels et des agendas
- Assurer la réception, le traitement, la distribution et l'envoi du courrier postal.
- Gérer les boîtes de messagerie générale et interne, transmettre les messages et assurer leur suivi.
- Rédiger et envoyer les courriers administratifs ; gérer les agendas numériques, les prises de rendez-vous et les réunions à la demande de la direction ou du CPE.

Gestion administrative des élèves et des familles
- Créer, mettre à jour, classer et archiver les dossiers scolaires ; préparer les dossiers des nouveaux élèves et suivre ceux des élèves sortants.
- Établir les certificats de scolarité, certificats de radiation et attestations demandées.
- Préparer et transmettre les bulletins trimestriels aux familles.
- Informer les familles sur les inscriptions à la cantine, les demandes de bourses et les autres demandes administratives liées à la scolarité.
- Répondre aux sollicitations des familles et assurer le suivi des demandes.
- Informer les absences des élèves et transmettre les informations au BVS concerné.
- Mettre à jour les informations administratives des élèves dans les logiciels concernés.

Gestion des inscriptions et des réinscriptions
- Préparer les documents nécessaires aux inscriptions et réinscriptions : tarifs, contrats de scolarisation, charte éducative et documents relatifs aux services proposés (APPEL/cantine).
- Réceptionner et vérifier les demandes de préinscription et de réinscription ; contrôler la complétude des dossiers et les pièces justificatives.
- Validation des classes et des dossiers en lien avec la direction.
- Assurer le suivi des dossiers, de leur réception à leur validation définitive, et préparer les documents nécessaires à leur traitement.
- Organiser les rendez-vous avec les familles et la direction, puis assurer le suivi administratif des décisions prises.
- Réaliser les statistiques relatives aux effectifs, aux inscriptions et aux options.
- Participer à la préparation des dossiers d'entrée au collège et au lycée, notamment en classe de sixième et en lycée professionnel.

Gestion administrative liée aux enseignants et à la direction
- Répondre aux demandes administratives des enseignants et assurer leur suivi.
- Transmettre à la direction les courriers provenant du rectorat.
- Assurer la gestion et le classement des archives du second degré.
- Participer aux journées portes ouvertes du collège.

Gestion documentaire et organisation administrative
- Assurer le classement, l'archivage et la conservation des documents administratifs.
- Préparer les documents et listes nécessaires à la rentrée scolaire, notamment les listes de fournitures.
- Classer les diplômes et les documents numérisés dans les outils informatiques prévus ; préparer la remise des diplômes et retransmettre les diplômes non distribués aux réctorat.