Secrétaire (H/F)

Descriptif du poste

- Assure le secrétariat, l'accueil ainsi que certaines tâches de comptabilité liées aux activités et à l'utilisation des locaux.
- Accueille le public sur place et au téléphone.
- Oriente et informe le public, les partenaires et les usagers.

MISSION PRINCIPALE
DEFINITION DU POSTE :

- Assure le secrétariat, l'accueil ainsi que certaines tâches de comptabilité liées aux activités et à l'utilisation des locaux.
- Accueille le public sur place et au téléphone.
- Oriente et informe le public, les partenaires et les usagers.

MISSION PRINCIPALE
Gérer les inscriptions des familles aux activités du centre social avec le logiciel BEL AMI

- Accueil physique et téléphonique
- Réception, orientation et transmission de communications téléphoniques
- Saisie de document Word et Excel et classement
- Maîtrise du logiciel « Bel ami »
- Gestion des locations de salles
- Gestion du planning d'occupation du centre social
- Gestion du courrier (ouverture, tri, distribution, rédaction.), les plannings, les agendas, les fichiers, les fournitures, les inscriptions aux activités.
- Traitement les documents : création, mise en forme, envois, suivi, classement, archivage.
- Veille à la circulation des informations orales et écrites.
- Assure la communication et l'information entre le public et le centre social.
- Gestion de l'affichage et la documentation du centre social
- Réalise ponctuellement des travaux administratifs au service des associations locales et des usagers.
- Enregistre les inscriptions, éventuellement leur règlement et tient le fichier des usagers à jour.

COMPÉTENCES REQUISES
Compétences techniques

- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, logiciel « Bel ami »)
- Maîtrise de l'orthographe
- Expression orale et écrite claire
- Maitrise du logiciel « Bel-Ami »
- Maîtrise des techniques de communication
Aptitudes professionnelles
- Ponctualité et assiduité
- Rigoureuse et organisée
- Respecter la confidentialité des informations et des documents
- Avoir une présentation adaptée
- Avoir intégré la notion de service
- Savoir établir une relation adaptée à son poste de travail
- Sens aigu de la relation et du contact
- Bonne capacité à la prise d'initiative
- Bonne capacité au travail en équipe