Chargé de la Gestion des Examens (H/F)

Descriptif du poste

Le Conseil National de l'Ordre des Vétérinaires recrute un (e) chargé (e) de l'inscription des candidats jusqu'à la publication des résultats en passant par la mise en place des épreuves, des sessions d'examen.

L'Ordre national des Vétérinaires est l'organisme d'habilitation à l'exercice de la profession vétérinaire. L'Ordre, constitué de tous les vétérinaires inscrits (environ 21 000), représente la profession auprès de l'administration et du public. Il est le garant de la compétence des vétérinaires et de leur déontologie. Le législateur lui a confié l'organisation et la validation des compétences des auxiliaires spécialisées vétérinaires qui pourront être délégataires d'actes vétérinaires dans les limites de la réglementation applicable.
Le Conseil national de l'Ordre emploie 20 salariés.

Le poste à pourvoir

Rattaché(e) au service formation, vous êtes le garant du bon déroulement administratif des sessions d'examen, de l'inscription des candidats jusqu'à la publication des résultats.

Missions principales
1. Gestion et évaluation des candidatures
- Réception et pré-validation : Centraliser, accuser réception et vérifier la conformité des dossiers de candidature reçus.
- Évaluation administrative : Analyser les pièces justificatives par rapport aux critères d'éligibilité requis pour l'examen.
- Suivi des dossiers : Relancer les candidats en cas de pièces manquantes et notifier les décisions de recevabilité (acceptation ou refus).

2. Inscription et planification des sessions
- Planification : Assigner les candidats validés aux différentes dates d'examen en veillant à l'optimisation des places.
- Convocation : Rédiger et envoyer les convocations officielles aux candidats dans les délais impartis.
- Gestion de la base de données : Mettre à jour rigoureusement le logiciel de suivi du CNOV.

3. Organisation logistique (en lien avec le prestataire)
- Coordination externe : Être l'interlocuteur(trice) du prestataire logistique en charge des centres d'examen (réservation des salles, matériel, accessibilité).
- Supervision des sessions : Transmettre au prestataire les listes d'émargement et s'assurer que les conditions d'accueil et de sécurité sont respectées.
- Gestion des aléas : gérer les urgences logistiques de premier niveau.

4. Suivi des résultats et certification
- Traitement des notes : Centraliser les grilles d'évaluation et PV d'examen après les sessions.
- Tenue du registre : Tenir à jour, de manière officielle et sécurisée, la liste des personnes ayant réussi l'examen.
- Émission des documents : Préparer et envoyer les attestations de réussite

Qualités professionnelles (Savoir être)
- Loyauté, discrétion et capacité à respecter la confidentialité,
- Rigueur, méthode, fiabilité
- Capacité d'initiative et d'autonomie
- Esprit d'équipe
- Capacités de rédaction, d'analyse et de synthèse
- Aisance relationnelle
- Capacité à gérer des pics d'activité à l'approche des dates d'examen.