Secrétaire administrative (H/F) - Cabinet du DASEN - DSDEN - Annecy 74

Descriptif du poste

Placé(e) sous l'autorité directe du DASEN de la Haute-Savoie, Vous participez à la gestion quotidienne des dossiers, de l'agenda institutionnel et du suivi des courriers.

Relations fonctionnelles:
-Interne : Services administratifs de la DSDEN, corps d'inspection, chefs d'établissement, directeurs d'école.
-Externe : Préfecture, Conseil Départemental, mairies, Rectorat de Grenoble, partenaires institutionnels et usagers.
Missions principales :
-Gestion du courrier et des sollicitations : Enregistrement, qualification, ventilation et traçabilité des courriers réservés, requêtes d'usagers et messages électroniques du cabinet.
-Appui à la gestion d'agenda et réunions : Assistance à la prise de rendez-vous du DASEN, préparation des dossiers de réunion et convocation des instances.
-Accueil protocolaire et téléphonique : Filtrage des appels pour le Cabinet, accueil physique des personnalités et partenaires institutionnels.
-Gestion administrative et suivi : Saisie, mise en forme et relecture de notes, arrêtés et courriers officiels ; classement et archivage sécurisé des dossiers confidentiels.
-Logistique des déplacements et manifestations : Organisation des déplacements du DASEN et soutien logistique lors des événements officiels ou visites préfectorales/ministérielles.

Profil recherché :

Connaissances professionnelles :
-Connaissance de l'organisation générale de l'Éducation Nationale.
-Maîtrise des règles du secrétariat, des usages administratifs et des normes de présentation des courriers officiels.
-Compréhension des circuits de décision et des procédures d'urgence du cabinet.
Compétences techniques et opérationnelles :
-Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des outils collaboratifs (messagerie, agendas partagés).
-Aptitude orthographique et à la mise en page soignée des documents.
-Capacité à hiérarchiser les urgences et à organiser son travail sous la supervision de la Cheffe de Cabinet.
Qualités relationnelles et comportementales :
-Excellente présentation et aisance relationnelle face à des interlocuteurs de haut niveau.
-Sens de l'écoute, calme et maîtrise de soi face aux situations complexes ou conflictuelle au téléphone.
-Esprit d'équipe, loyauté et réactivité.