Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F)

Descriptif du poste

Placé.e sous la responsabilité de la Responsable administrative et financière (RAF), l'assistant.e administratif/ve et comptable assure les relations entre les personnes extérieures à l'association pour les questions d'ordre général ; iel apporte son appui aux instances nationales (mise en forme de documents, envois en nombre, etc), à l'organisation d'événements nationaux.
Iel prend en charge la gestion administrative des abonnements, des inscriptions aux événements nationaux.
Iel assure la saisie comptable sous le contrôle de la RAF.

Secrétariat
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Trier et dispatcher le courrier papier
- Envoi de colis et de courriers
- Trier et dispatcher les courriels
- Frappe et mise en forme de courriers et documents
- Relations avec divers partenaires (Maison d'accueil, fournisseurs, prestataires)

Appui administratif en lien avec les instances nationales (Bureau National, Conseil National)
- Organisation des hébergements du Bureau national, du Conseil national, du Comité de rédaction
- Appui à l'organisation d'événements nationaux : transport, hébergement, inscriptions

Moyens généraux
- Commande et gestion des stocks des fournitures
- Relations avec les prestataires de sécurité : extincteurs, contrôle régulier de l'ascenseur, alarme
- Suivi des stocks de publications

Gestion des abonnements de la revue de l'association
- Enregistrement des chèques
- Mise à jour de la base de données des abonnés
- Relance des abonnements
- Préparation du listing des abonnés pour le routage

Comptabilité
- Gestion des notes de frais
- Contrôle, mise à la signature et saisie des pièces achats, notes de frais (1er contrôle)
- Préparation des règlements
- Remise des chèques en banque
- Enregistrement des cotisations et de la comptabilité de la région Centre
- Import et classement des documents comptables dans une solution de Gestion dématérialisée
- Saisie des transactions bancaires via CB
- Tableau de suivi des charges communes Acf- RV et calcul de la TVA à remplir
- Enregistrement des relevés bancaires (National, régions et livret OBNL) sur « compta »
- Travail en collaboration avec la RAF sur des tâches ponctuelles

Logiciels utilisés : suite Microsoft, Assoconnect, Sage, Youtrust, Isiwork

Compétences
- expérience de 3 ans en assistance comptable,
- maîtrise des logiciels bureautiques courants
- agilité avec les nouveaux logiciels
- aisance à l'écrit et bonne orthographe
- autonomie, sens de l'organisation
- rigueur
- polyvalence et aptitude à mener plusieurs tâches de front
- respect de la confidentialité
- goût pour les relations humaines, empathie avec les personnes de tous âges et de toute origine
- La connaissance du milieu catholique serait un plus.