Emploi CDD Secrétaire administratif / administrative 75 - PARIS 19

Emploi: CDD Secrétaire administratif / administrative 75 - PARIS 19
Contrat: CDD
Description: Secrétaire administratif / administrative: Ministère de la justice Direction de l'administration pénitentiaire Cabinet du directeur / Secrétaire 35 rue de la Gare - 75019 PARIS Le secrétaire(e) de direction est chargé(e) d'assurer les missions suivantes : - Accueil téléphonique et physique des personnes, orientation ou traitement de la demande. - Gestion de l'agenda : rendez-vous internes et externes, organisations des réunions (envoi des convocations, élaboration des dossiers, réservation restaurants, mise en place de visioconférences ). - Traitement du courrier de la direction « arrivée » : enregistrement - répartition par services sous parapheurs. - Traitement du courrier de la direction « départ » : bordereaux d'envoi, enregistrement via le logiciel « courrier » et envoi au(x) destinataire(s). - Travaux dactylographiques divers (rédaction, prise de notes, mise en page des notes, courriers aux particuliers, mise à jour de tableaux, documents internes ) - Gestion des messages électroniques. - Organisation des déplacements des directeurs et personnels du cabinet (via le logiciel Chorus DT, réservation billets de transports et hôtels, gestion des chauffeurs, constitution des dossiers de déplacement. - Courriers de soutien aux agents agressés en établissement : contact avec l'établissement, rédaction, enregistrement, envoi aux DISP. - Classement, archivage. - Toute autre tâche que les directeurs ou la chefferie de cabinet peuvent estimer nécessaires au bon déroulé du service ou pour répondre à une exigence personnelle. Régime horaire : - 37 h 30 - Permanence de direction : 17 h 00 - 19 h 00 et plus si la cellule de crise activée - Astreintes week-end - Les agents travaillent en binôme. Les congés et les horaires de travail sont donc planifiés de façon à permettre la continuité du service. Vos principales compétences à mettre en œuvre : - Disponibilité - Qualités relationnelles, diplomatie (contacts avec l'équipe de direction, les personnels, la hiérarchie, les autorités des autres administrations, intervenants extérieurs) - Sens de l'organisation et de la méthode/rigueur - Esprit d'initiative - Discrétion - Polyvalence : assurer les missions de ses collègues - Aptitude à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités - Dynamisme - Sens du service public - Maîtrise des outils bureautiques
Ville - Code postal - Pays: 75 - PARIS 19 - 75019 - France
Région: ile de france
Secteur d'activité: Justice
Date de diffusion: 03/12/2022
Date d'expiration: 18/12/2022
Horaires: 37H30 Horaires normaux
Employeur: DIRECTION ADMINISTRATION PENITENTIAIRE
Recruteur: Tap'n Job
Rémunération: Mensuel
Salaire entre: 12 EUR
et: 1800 EUR

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